Projectmatig samenwerken in de cloud

februari 23, 2017

Meer QHSE-compliance en control
Het wordt er niet gemakkelijker op om te voldoen aan de steeds hogere QHSE (Quality, Health, Safety, Environment)-eisen. Regelgeving, klanteisen, industriestandaards: hoe blijf je als offshore- of maritiem bedrijf compliant en in control, en ben je de concurrentie een stap voor? Slimme cloudsystemen maken het mogelijk operationele en managementprocessen efficiënt en effectief in te richten. Ze zorgen voor transparantie, maken kennis en informatie toegankelijk, en ondersteunen efficiënt projectmatig samenwerken. Voordeel is bovendien dat je met een geringe investering kunt starten.

“Het probleem bij QHSE-management is vaak dat het een papieren werkelijkheid is in plaats van een geïntegreerd onderdeel van de operationele processen. Wat er in de praktijk gebeurt, wijkt af van de processen zoals die beschreven staan in het managementsysteem. Maar als je bijvoorbeeld op papier zet dat iedereen die op een platform werkt een veiligheidsinstructie krijgt, dan moet je bij een audit of een inspectie ook kunnen aantonen dat dit echt is gebeurd”, zegt expert Maarten Smit van MS-Support. Smit heeft tientallen jaren ervaring in de offshore- en maritieme industrie en de oliewereld. Hij werkte in operationele posities, bekleedde functies op het gebied van QHSE-management en voerde audits uit.

De eisen rond QHSE-management worden steeds belangrijker. “Alleen met het opstellen van procedures om externe stakeholders te plezieren, ben je er niet”, stelt Smit. “Neem alleen al de nieuwe ISO-structuur, die heel specifieke criteria rondom complianceverplichtingen stelt. Zo moet je bijvoorbeeld bepalen welke verplichtingen van toepassing zijn op jouw organisatie, daar rekening mee houden in je managementprocessen, en acties plannen om hieraan te voldoen.”

QHSE verweven in operationele processen
Met de mogelijkheid om internet per satelliet aan te bieden op schepen of boorplatformen werd de weg vrijgemaakt voor slimme cloudsystemen die helpen de operationele processen en projecten te stroomlijnen en daarin QHSE-elementen te verweven. Smit: “Je kunt daarbij denken aan allerlei praktische toepassingen. Dat gaat van visit, technical defect en incident reports tot change-, certificaat- en documentatiemanagement en het maken van planningen of het bijhouden van rusturen. En zo zijn er nog veel meer mogelijkheden. Kern van zo’n cloudoplossing is dat je processen, procedures en informatie inzichtelijk maakt voor alle betrokkenen en de samenwerking vergemakkelijkt tussen het kantoor en je schepen of boorplatforms. Ook de communicatie met externe stakeholders, zoals toezichthouders en klanten, gaat sneller en eenvoudiger.” Hij noemt een voorbeeld. “Stel een klant overweegt het huurcontract voor een van je schepen te verlengen, maar hij wil weten of gevolg is gegeven aan de bevindingen van een rapport dat 2,5 jaar geleden is gemaakt door een inspecteur van dat bedrijf. Dit tover je zo tevoorschijn.”

Transparantie en vertrouwen creëren
Zo’n cloudoplossing moet wel goed aansluiten op de specifieke bedrijfsbehoeften, zegt Smit. Daar maken bijvoorbeeld IBM en zijn business partner e-office werk van met het samenwerkingsplatform IBM Connections en IBM Watson-technologie voor kunstmatige intelligentie, in combinatie met handige apps voor onder meer videovergaderen en het opzetten van procedures. Smit: “Ze bieden de bouwstenen waarmee je eenvoudig een infrastructuur kunt inrichten voor communicatie, het toegankelijk maken van informatie ter ondersteuning van individuele medewerkers en projectteams, en het zoeken van data. Maar bijvoorbeeld ook voor het leveren van statistische informatie over prestatie-indicatoren of het simpel en efficiënt updaten van digitale informatie en interne formulieren.” Met de transparantie van zo’n infrastructuur verdwijnen ‘kleine koninkrijkjes’ binnen bedrijven en ontstaat er vertrouwen in het managementsysteem, aldus Smit. “Het management, de medewerkers en andere stakeholders beseffen dan dat alles goed is geregeld. En doordat de communicatie eenvoudiger verloopt, is er meer interactie met medewerkers. Dit vergroot het draagvlak. Daarnaast verlopen processen sneller en efficiënter, zodat er kan worden bespaard op administratief werk.”

Klein starten tegen geringe kosten
Door een goede infrastructuur, documentatie, registraties en metingen stijgt het niveau van compliance en control, concludeert Smit. De kosten zijn daarbij geen belemmering. “Als de infrastructuur voor en beschikbaarheid van internet aan boord van een schip of op een boorplatform toch al is geregeld, maak daar dan gebruik van door een cloudoplossing in te zetten. Voordeel van de cloud is dat je met relatief geringe kosten klein kunt starten en het systeem organisch kunt laten groeien om conventionele papieren processen te elimineren. Let er wel op dat je samenwerkt met een internationaal gerenommeerde partij, zodat je zeker bent van continuïteit.”

Meer weten over compliance en control in de offshore-industrie? Kom op 16 maart naar de praktische kennissessie ‘The future of energy and utilities – be compliant, be in control’. Voor informatie en inschrijving klik hier.